Vier winkels, een webshop en een marktkraam. Eén centrale omgeving, één aanspreekpunt.
Winkels, webshop en marktkraam
Alleen zien wat nodig is
E-mail, bestanden en SharePoint
Van Schaik Stroopwafels verkoopt haar producten vanuit vier fysieke winkels, via een webshop en met een kraam op de markt. Achter al die verkooppunten werken medewerkers en management samen aan dezelfde organisatie. Informatie moet daarom beschikbaar zijn voor de juiste mensen, ongeacht de locatie waar zij werken. Tegelijkertijd moet het management overzicht houden en moeten werkplekken, accounts en bestanden goed op elkaar aansluiten. Zoals bij veel groeiende bedrijven was de IT-omgeving alleen niet in één keer ontworpen. Ze was door de jaren heen vooral meegegroeid met wat er op dat moment nodig was.
Was er een nieuwe laptop nodig, dan werd die aangeschaft, ingericht en voorzien van een gebruikersaccount. Kwam er een medewerker bij of was een extra e-mailadres nodig, dan werd dat op dat moment geregeld. Zo groeide de omgeving stap voor stap mee, maar zonder dat alle onderdelen echt samenkwamen in één duidelijke inrichting. E-mail liep al via Microsoft 365 en werkte naar behoren, maar een centrale plek waar winkels en medewerkers met dezelfde bestanden konden werken ontbrak nog. Met vier winkels, een webshop en een marktkraam werd steeds duidelijker dat losse apparaten, accounts en mailboxen niet voldoende waren. De verschillende locaties moesten eenvoudiger kunnen samenwerken vanuit één omgeving.
Toen Van Schaik Stroopwafels meer zekerheid en continuïteit zocht, hebben wij het beheer van de bestaande IT-omgeving overgenomen. We begonnen met een inventarisatie van de werkplekken, gebruikersaccounts, licenties en de inrichting van Microsoft 365. De e-mailomgeving werkte al goed en hoefde daarom niet opnieuw te worden gemigreerd. We hebben behouden wat goed was ingericht en vooral gekeken waar overzicht ontbrak, welke onderdelen beter konden worden beheerd en waar de organisatie onnodig afhankelijk was van losse oplossingen. Daaruit kwam één duidelijke eerste stap naar voren: de verschillende locaties en medewerkers hadden een centrale plek nodig om samen met dezelfde informatie te kunnen werken.
Daarom hebben we SharePoint ingericht als centrale documentomgeving voor het hele bedrijf. Bedrijfsdocumenten, winkelinformatie, richtlijnen en werkinstructies worden niet langer verspreid over losse apparaten en locaties bewaard, maar komen samen op één centrale plek. Dat maakt vooral de samenwerking tussen het management en de collega’s op kantoor eenvoudiger. Zij kunnen gezamenlijk in dezelfde bestanden werken en hebben altijd toegang tot de meest actuele informatie. SharePoint vervult daarmee de rol van een centrale digitale fileserver voor de hele organisatie. In plaats van losse opslag per apparaat of locatie is er nu één vaste omgeving waarin de bedrijfsinformatie samenkomt.
Alles op één centrale plek bewaren betekent niet dat iedere medewerker automatisch overal bij kan. Binnen SharePoint hebben we de toegangsrechten daarom afgestemd op de verschillende functies binnen de organisatie. Medewerkers krijgen alleen toegang tot de informatie die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben. Het management kan andere documenten bekijken en bewerken dan collega’s op de winkelvloer, terwijl algemene informatie juist breed beschikbaar kan worden gesteld. Die inrichting maakt het bovendien eenvoudiger om nieuwe medewerkers toegang te geven en rechten weer aan te passen wanneer iemands functie of werkzaamheden veranderen. Zo blijft samenwerken praktisch, zonder dat gevoelige bedrijfsinformatie onnodig wordt gedeeld.
De centrale omgeving bleef niet beperkt tot het management en de collega’s op kantoor. Ook medewerkers in de winkels werken inmiddels met SharePoint en gebruiken de omgeving tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Daarmee is de inrichting geen technisch project gebleven, maar onderdeel geworden van de manier waarop Van Schaik Stroopwafels samenwerkt. Precies zoals bedoeld: één omgeving die in de praktijk werkt voor alle locaties.
Nu steeds meer bedrijfsinformatie centraal in Microsoft 365 staat, is het ook belangrijk dat er een afzonderlijke kopie beschikbaar blijft wanneer er iets misgaat. Daarom hebben we een onafhankelijke externe back-up ingericht voor de volledige Microsoft 365-omgeving. Daarin worden de SharePoint-documenten, bestanden van gebruikers en e-mail meegenomen. Wordt informatie per ongeluk verwijderd, beschadigd of tijdelijk onbereikbaar, dan is er een afzonderlijke kopie om op terug te vallen. Die back-up draait achter de schermen, zonder dat medewerkers daar zelf naar hoeven om te kijken.
Naast Microsoft 365 beheren we inmiddels ook de werkplekken die binnen de organisatie worden gebruikt. Daardoor houden we centraal overzicht op de computers en kunnen we de omgeving stap voor stap verder verbeteren. Ook de Microsoft-licenties lopen via ons. Komt er een medewerker bij, verandert een functie of is een andere licentie nodig? Dan hoeft Van Schaik Stroopwafels niet zelf tussen verschillende leveranciers te schakelen. Of het nu gaat om een werkplek, account, mailbox, licentie of gedeeld bestand: er is één duidelijk aanspreekpunt dat de volledige omgeving kent. Zo worden Microsoft 365 en de fysieke werkplekken niet als losse onderdelen beheerd, maar als één geheel.
De samenwerking ontwikkelde zich stap voor stap. Eerst brachten we de belangrijkste onderdelen op orde; daarna bekeken we samen welke volgende verbetering het meeste zou opleveren voor de organisatie. Zo staat ook het netwerk als volgend aandachtspunt op de planning. Dat hoeft niet direct tegelijk met Microsoft 365 en het werkplekbeheer te worden aangepakt, maar wordt wel meegenomen in de verdere ontwikkeling van de omgeving. Dat is helemaal prima. Van Schaik Stroopwafels kan de IT-omgeving in het eigen tempo verder verbeteren. Wij houden het overzicht, denken mee over de logische volgende stap en staan klaar zodra de organisatie daar klaar voor is.
Vertel ons kort waar u tegenaan loopt of wat u wilt verbeteren. Wij nemen contact met u op, denken praktisch mee en geven eerlijk advies dat past bij uw organisatie. Geheel vrijblijvend.
Wij brengen documenten, gebruikers en werkplekken samen in één overzichtelijke omgeving, zodat collega’s overal met de juiste informatie kunnen werken.
