Heldere beveiligingskeuzes
Back-up en herstel
Controle over toegang
Hofland Services helpt organisaties bij strategische vraagstukken. Daarbij werken de adviseurs dagelijks met informatie die voor hun opdrachtgevers waardevol en vaak vertrouwelijk is.
De dagelijkse IT-zaken regelde het bedrijf grotendeels zelf. Gebruikers ondersteunen, Microsoft-licenties aanpassen en de omgeving draaiende houden: dat ging prima. Maar steeds vaker kwamen er beveiligingsvragen waarop het antwoord minder vanzelfsprekend was.
Opdrachtgevers begonnen strengere eisen te stellen aan informatiebeveiliging. Er moesten verklaringen worden ondertekend en steeds vaker kwam de vraag welke maatregelen Hofland Services had genomen tegen dataverlies, ransomware en andere digitale risico’s. Was er een betrouwbare back-up? Hoe lang bleven gegevens bewaard? Wat gebeurt er als iemand per ongeluk bestanden verwijdert? En hoe snel kan informatie worden hersteld als er iets misgaat? Het waren logische vragen. Alleen waren de antwoorden nog niet concreet genoeg. De IT-omgeving werkte naar behoren, maar een duidelijk beeld van de risico’s en passende beveiligingsmaatregelen ontbrak.
Hofland Services zocht geen IT-partij die direct de volledige omgeving zou overnemen. De dagelijkse ondersteuning en het beheer van de Microsoft-licenties wilde het bedrijf gewoon zelf blijven doen. Wat wel nodig was, was specialistische kennis over cybersecurity: iemand die kon meekijken, risico’s begrijpelijk kon maken en kon helpen bij maatregelen die intern niet eenvoudig zelf waren in te richten. Die verdeling paste goed bij onze samenwerking. Hofland Services houdt de regie over de dagelijkse IT. Wij ondersteunen bij de onderdelen waar beveiliging, continuïteit en gegevensbescherming extra aandacht vragen.
“We kwamen Mijn IT Specialist op het spoor via de goede reviews,” vertelt Johan, een van de partners van Hofland Services.” Omdat we zelf niemand kenden die al rechtstreeks met ze samenwerkte, hadden we vooraf eerlijk gezegd wel wat twijfels over de omvang van het team en de kennis die in huis was. We zochten geen partij die ons direct een compleet cybersecuritypakket met allerlei toeters en bellen wilde verkopen. We wilden een partner die praktisch met ons meedenkt en kijkt naar wat past bij onze risico’s, omvang en manier van werken. Die twijfel is inmiddels volledig verdwenen. Het team is compact, maar de organisatie werkt zeer professioneel, volwassen en beschikt over sterke kennis van cybersecurity. Mijn IT Specialist is een waardevolle aanvulling op wat we zelf beheren. We kijken dan ook met veel vertrouwen uit naar de verdere samenwerking.”
Voordat we technische maatregelen voorstelden, hebben we de bestaande omgeving en manier van werken in kaart gebracht. Waar staat belangrijke informatie, wie heeft er toegang toe en op welke onderdelen is de organisatie afhankelijk van één account, apparaat of leverancier? Daarbij hebben we specifiek gekeken naar de samenwerking met freelancers. Voor tijdelijke projecten werken externe professionals regelmatig vanaf hun eigen laptop. Dat is praktisch, maar kan ertoe leiden dat bedrijfsbestanden op persoonlijke apparaten terechtkomen of na afloop van een opdracht achterblijven. Samen hebben we de kans en mogelijke gevolgen per risico beoordeeld. Zo kon Hofland Services bewust bepalen welke risico’s acceptabel waren en waar aanvullende bescherming nodig was.
Een van de belangrijkste verbeteringen was het inrichten van een externe cloudback-up voor de Microsoft-omgeving. Daarin worden onder meer e-mail, contacten, agenda’s, OneDrive en SharePoint meegenomen. Daarmee is er een afzonderlijke kopie beschikbaar wanneer gegevens verloren raken, worden verwijderd of niet meer toegankelijk zijn. Samen met Hofland Services is gekozen voor een bewaartermijn van 90 dagen, met passende herstelpunten. Zo kan informatie worden teruggezet wanneer dat nodig is, zonder dat de inrichting onnodig ingewikkeld wordt. De back-ups zijn bovendien getest, zodat niet alleen duidelijk is dát er een kopie bestaat, maar ook dat gegevens daadwerkelijk kunnen worden hersteld.
Voor de inzet van freelancers hebben we gekozen voor cloudwerkplekken. Externe professionals kunnen daardoor gewoon hun eigen laptop blijven gebruiken, maar werken binnen een afzonderlijke virtuele werkplek van Hofland Services. De bedrijfsinformatie blijft in die omgeving en hoeft niet op het persoonlijke apparaat te worden opgeslagen. Dat maakt het eenvoudiger om iemand voor een project toegang te geven en die toegang daarna weer in te trekken. Is een laptop defect, verloren of gestolen? Dan blijven de bedrijfsgegevens beschikbaar binnen de cloudwerkplek en kan de toegang waar nodig worden geblokkeerd. Ook voor de freelancers zelf is het praktisch: zij kunnen vanaf verschillende locaties werken, zonder dat Hofland Services voor ieder tijdelijk project nieuwe hardware hoeft uit te geven. Zo blijft flexibel samenwerken mogelijk, terwijl de controle over bedrijfsinformatie bij de organisatie blijft.
Cybersecurity is geen project dat je eenmalig afrondt en daarna kunt vergeten. Werkwijzen veranderen, opdrachtgevers stellen nieuwe vragen en digitale risico’s ontwikkelen zich voortdurend. Daarom bleef het niet bij de eerste inrichting. We bespreken periodiek hoe de omgeving ervoor staat, welke ontwikkelingen relevant zijn en waar verbeteringen wenselijk zijn. Zo beschikt Hofland Services over een specialistische sparringpartner zonder het dagelijkse IT-beheer volledig uit handen te hoeven geven.
De samenwerking heeft vooral duidelijkheid gebracht. Wanneer een opdrachtgever vraagt hoe gegevens worden beschermd of wat er gebeurt bij dataverlies, hoeft Hofland Services niet meer te improviseren. Er ligt een doordachte aanpak, belangrijke informatie wordt afzonderlijk geback-upt en er is een partij die meekijkt wanneer beveiligingsvragen verder gaan dan de interne kennis. Dat geeft niet alleen rust in de dagelijkse praktijk. Het maakt het ook gemakkelijker om opdrachten aan te nemen waarbij hogere eisen worden gesteld aan informatiebeveiliging. Hofland Services blijft doen waar het goed in is: organisaties adviseren over belangrijke strategische keuzes. Wij helpen zorgen dat de informatie achter dat werk de aandacht en bescherming krijgt die zij verdient.
Vertel ons kort welke beveiligingsvragen binnen uw organisatie spelen. Wij nemen binnen één werkdag contact met u op om uw situatie te bespreken.
Van back-up en herstel tot veilige toegang voor externen: wij adviseren praktisch en alleen over wat uw organisatie werkelijk nodig heeft.
