Zakelijke wifi
Gasten en bedrijfsapparatuur
Monitoring
De samenwerking met Café LaBru begon niet met een netwerkproject, maar met een probleem binnen de zakelijke email-omgeving. De eigenaar had ons gevonden via onze goede reviews en nam contact op voor assistentie. De Google-diensten waren opgeschort, waardoor de zakelijke e-mail niet meer werkte en berichten over onder andere facturen en reserveringen niet meer binnenkwamen.
Dat probleem was snel opgelost. Bij afronding gaven we aan dat Café LaBru ook voor bredere IT-vraagstukken bij ons terechtkon. Ongeveer drie maanden later nam de eigenaar opnieuw contact op.
Zoals bij veel horecazaken was het netwerk van Café LaBru ooit gewoon begonnen. Een router, wat kabels, een switch. Als er ergens een aansluiting nodig was, kwam er weer iets bij. Dat werkte een tijd, maar ondertussen ontstond een verzameling apparaten en merken die nooit als geheel waren ingericht. Switches waren op andere switches aangesloten, kabels waren verouderd of zelf afgemonteerd en de router hing open in het zicht aan de muur. Zolang internet alleen nodig was voor een paar apparaten, viel daar nog mee te werken. Maar de zaak ging verder digitaliseren, en daarmee veranderde ook wat het netwerk moest aankunnen.
De kassa werd uitgebreid met handhelds waarmee medewerkers door de zaak konden lopen, bestellingen opnemen en direct betalingen verwerken. Handig, zolang de verbinding stabiel blijft. Juist daar ging het mis. Op het terras was de wifi onvoldoende betrouwbaar en in de kelder, waar het kantoor zat, was er nauwelijks bruikbare verbinding. Administratieve werkzaamheden moesten daardoor regelmatig aan de bar of aan een tafel in het café worden gedaan. “Als de handheld op het terras geen verbinding had, moesten we weer naar binnen om de bestelling af te ronden. Juist op drukke momenten was dat erg onhandig,” vertelt een medewerker van Café LaBru. Daar kwam nog iets bij: in de horeca kun je niet alles even uitstellen. Als op maandag de bestellingen voor nieuwe voorraad de deur uit moeten, is geen internet ineens geen klein technisch ongemak meer.
In eerste instantie hebben we geprobeerd de bestaande omgeving zo goed mogelijk te verbeteren. Storingen werden opgelost, instellingen aangepast en verbindingen gecontroleerd. Maar de oorzaak bleef hetzelfde: het netwerk was niet ingericht op de manier waarop Café LaBru inmiddels werkte. Daardoor kwamen problemen terug, regelmatig ook tijdens openingstijden of laat op de avond. Dan moest er opnieuw iemand langskomen, buiten kantooruren, terwijl medewerkers en klanten gewoon verder wilden.
Voor de eigenaar was een beheerd netwerk geen vanzelfsprekende keuze. Tot dan toe had hij het internet en de apparatuur grotendeels zelf geregeld. Om dat ineens volledig uit handen te geven, moest eerst duidelijk worden wat daar tegenover stond. Daarom hebben we niet alleen uitgelegd welke apparatuur vervangen moest worden, maar vooral wat de dienstverlening in de praktijk betekent: één goed ingerichte omgeving, doorlopende monitoring, onderhoud, ondersteuning en duidelijke verantwoordelijkheid als er iets misgaat. Ook de hardware is onderdeel van die dienstverlening. De klant hoeft dus niet zelf te bedenken welk apparaat geschikt is, wat er gebeurt bij defecten of wanneer apparatuur aan vervanging toe is. Toen dat beeld eenmaal helder was, besloot Café LaBru de stap te zetten.
De bestaande inrichting is opnieuw opgebouwd. Drie losse switches maakten plaats voor één centrale switch, aangevuld met een firewall en drie access points. Nieuwe CAT6-bekabeling zorgde voor een betrouwbare verbinding tussen de verschillende onderdelen. Ook is later glasvezel toegevoegd. Het netwerk is vervolgens zo ingericht dat de verschillende functies niet meer door elkaar lopen. Gasten, personeel, kassa, camera’s en beheer hebben ieder hun eigen plek binnen de omgeving. De access points zorgen voor goede dekking in de zaak, op het terras en bij het kantoor in de kelder. Daardoor kunnen medewerkers bestellingen opnemen en betalingen verwerken waar dat nodig is, terwijl de administratie weer gewoon vanuit het kantoor kan worden gedaan.
Het netwerk staat nu continu onder beheer. Wij houden de apparatuur bijgewerkt, controleren de verbindingen en krijgen een melding wanneer er iets afwijkends gebeurt. Soms nemen we zelf contact op met de locatie omdat we in de monitoring iets zien. Regelmatig blijkt dan dat medewerkers nog niet eens hadden gemerkt dat er iets speelde. Ook de hardware blijft onze verantwoordelijkheid. Gaat een apparaat kapot, dan regelen wij de vervanging. Bereikt apparatuur het einde van de ondersteunde levensduur, dan zorgen wij dat die tijdig wordt vernieuwd. Omdat we geschikte apparatuur op voorraad houden, kunnen we snel handelen wanneer dat nodig is.
Voor Café LaBru is een stabiel netwerk inmiddels net zo vanzelfsprekend als werkende verlichting of een goed gevulde voorraad. De eigenaar hoeft niet meer tussendoor uit te zoeken waarom een handheld uitvalt, welke switch problemen veroorzaakt of hoe hij zonder internet zijn bestellingen nog op tijd verstuurt. Die tijd en aandacht kunnen weer naar de zaak, het personeel en de gasten. En naar alles wat Café LaBru tot Café LaBru maakt. Zoals de liveavonden op woensdag, wanneer de zaak volloopt voor jazz, latin en bossa nova. Juist op zulke momenten moet alles achter de schermen gewoon blijven werken: de kassa, de handhelds, de betalingen en het netwerk. En de eigenaar? Die kan zich bezighouden met de avond zelf. Nog niets gepland op woensdagavond?
Loop dan eens binnen vanaf 22.00 uur. De livemuziek is gratis :)
Laat uw gegevens achter en vertel ons kort waar u hulp bij zoekt. Wij denken met u mee en nemen binnen één werkdag contact op met een passende eerste stap.
Wij zorgen voor stabiele wifi, een veilige netwerkinrichting en doorlopend beheer. Ook wanneer de zaak vol staat en alles tegelijk moet werken.
