Directe ondersteuning
Van werkplek tot netwerk
Beveiliging, back-up en updates
Golfbaan Kralingen is een plek waar leden, bezoekers en medewerkers samenkomen. Voor de dagelijkse werkzaamheden is de organisatie afhankelijk van een volledige IT-omgeving: van reserveringen en ledenadministratie tot e-mail, boekhouding en communicatie met bezoekers.
Die omgeving moet betrouwbaar zijn. Niet alleen op kantoor, maar ook bij de receptie en op andere delen van het terrein. Toen de samenwerking met de bestaande IT-partij niet meer goed aansloot op wat de golfbaan nodig had, ontstond de vraag of het ook anders kon.
Voor veel organisaties is veranderen van IT-partner geen eenvoudige beslissing. Waar staat alle informatie? Wie heeft toegang tot de accounts? Wat gebeurt er met e-mail, licenties en bestanden? En blijft iedereen tijdens de overstap gewoon doorwerken? Ook bij Golfbaan Kralingen waren dat begrijpelijke vragen. Na een eerste kennismaking werd duidelijk dat de behoefte verder ging dan alleen een nieuwe partij. De golfbaan zocht een IT-partner die verantwoordelijkheid neemt, goed bereikbaar is en opnieuw overzicht brengt in de volledige IT-omgeving.
We zijn begonnen met een inventarisatie van de bestaande omgeving. Welke werkplekken waren er? Hoe waren accounts en licenties ingericht? Waar stonden de bedrijfsgegevens? En welke onderdelen werden wel of niet onderhouden? Daaruit bleek dat de omgeving al enige tijd geen structureel beheer had gekregen. Medewerkers werkten met gedeelde accounts en op sommige plekken werd een Gmail-adres gebruikt in plaats van een zakelijk e-mailadres op het eigen domein. Dat was niet ontstaan uit onwil. Medewerkers hadden zelf praktische oplossingen bedacht om hun werk te kunnen blijven doen, omdat niet altijd duidelijk was waar zij met IT-vragen terechtkonden. Ook de beveiliging, back-ups en het onderhoud van de werkplekken vroegen inmiddels om aandacht.
Een goede overdracht vraagt om voorbereiding. Daarom hebben wij de migratie stap voor stap georganiseerd en het contact met de bestaande IT-partij zelf opgepakt. We brachten in kaart welke toegangen nodig waren, welke gegevens moesten worden overgezet en in welke volgorde de verschillende onderdelen konden worden aangepakt. De golfbaan hoefde niet zelf achter leveranciers aan, technische vragen uit te zoeken of losse eindjes bij elkaar te brengen. Wij hielden het overzicht en zorgden dat alle betrokken partijen wisten wat er moest gebeuren. Door de overstap gefaseerd uit te voeren, konden de medewerkers gewoon doorwerken en verliep de migratie zonder problemen. “Vooraf zagen we best op tegen de overstap, maar Mijn IT Specialist nam het contact en de volledige coördinatie uit handen. Wij konden gewoon doorwerken en hebben nauwelijks iets van de migratie gemerkt,” vertelt Vincent, baanmanager bij Golfbaan Kralingen.
Na de overdracht hebben we zowel de cloudomgeving als de fysieke werkplekken opnieuw ingericht en verbeterd. Het bestaande Gmail-gebruik is gemigreerd naar zakelijke e-mail op het eigen domein en gedeelde accounts maakten plaats voor een inrichting die beter aansluit op de medewerkers en hun werkzaamheden. De werkplekken zijn voorzien van antivirus en back-ups. Daardoor zijn belangrijke gegevens beter beschermd en is er een herstelmogelijkheid beschikbaar wanneer er iets misgaat. Ook is nu duidelijk waar medewerkers met hun IT-vragen terechtkunnen. Niet meer zelf uitzoeken wie verantwoordelijk is, maar rechtstreeks contact opnemen met één servicedesk die de volledige omgeving kent.
Bij een overstap kijken we niet alleen naar de techniek, maar ook naar de manier waarop de omgeving is ingericht en waarvoor de organisatie betaalt. Het is bij uitstek het moment om onnodige kosten te ontdekken en onderdelen slimmer of efficiënter in te richten. Bij Golfbaan Kralingen hebben we bijvoorbeeld de bestaande Microsoft-licenties kritisch bekeken. Daaruit bleek dat voor bepaalde mogelijkheden werd betaald die de medewerkers helemaal niet gebruikten. Door de licenties beter af te stemmen op wat daadwerkelijk nodig is, wordt jaarlijks meer dan €200 bespaard. Dat bedrag kan nu worden besteed aan voorzieningen die wél waarde toevoegen, zoals een externe back-up. Een goed uitgevoerde overstap levert daardoor niet alleen technisch een betere omgeving op. De verbeteringen zijn vaak ook direct zichtbaar in harde cijfers: minder verspilling en structureel lagere kosten.
Inmiddels beheren we de volledige IT-omgeving van Golfbaan Kralingen: van de werkplekken en cloudomgeving tot de ondersteuning van eindgebruikers. Ook het netwerk valt onder onze verantwoordelijkheid, inclusief de wifi en verbindingen op andere delen van het terrein. Daardoor hoeft de golfbaan niet meer tussen verschillende partijen te schakelen wanneer er iets speelt. Wij kennen de omgeving, zijn goed bereikbaar en kunnen snel handelen wanneer dat nodig is. De lijnen zijn kort en als ondersteuning op locatie nodig is, zijn we snel ter plaatse.
Veranderen van IT-partner hoeft geen ingewikkeld of risicovol traject te zijn. Met een goede voorbereiding, duidelijke communicatie en een IT-partner die de regie neemt, kan een overstap juist het moment zijn waarop alles weer op zijn plek valt.
Vertel ons kort over uw huidige IT-situatie. Wij nemen contact met u op om uw vragen te bespreken en uit te leggen hoe een zorgvuldige overstap eruit kan zien.
Wij brengen uw bestaande omgeving in kaart en laten zien hoe beheer, beveiliging en ondersteuning beter kunnen aansluiten op uw dagelijkse werkzaamheden.
