Een historische stichting, klaar voor een nieuwe generatie bestuurders.
E-mail en documenten
Microsoft 365-voordeel
Back-up en archivering
Stichting Piet Hein zet zich in voor het behoud en beheer van een historisch schip. Daarnaast organiseert de stichting vaarten en wordt het schip verhuurd voor bijzondere gelegenheden.
Achter dat werk staat een bestuur waarin verschillende mensen verantwoordelijk zijn voor onder meer financiën, secretariaat, techniek en onderhoud. Bestuursleden kunnen in de loop van de tijd wisselen.
Daarom is het belangrijk dat contracten, onderhoudsdocumenten, financiële administratie en historische foto’s binnen de stichting beschikbaar en vooral ook overdraagbaar blijven.
Juist daar liep de organisatie tegen problemen aan.
In de loop der jaren waren documenten op verschillende plekken terechtgekomen. Sommige bestanden stonden lokaal opgeslagen, terwijl andere informatie alleen beschikbaar was via de persoon die het betreffende onderdeel beheerde. Uiteindelijk was een groot deel van de documentatie ondergebracht in de persoonlijke Dropbox van een betrokkene. Daar stonden onder meer contracten, financiële gegevens, onderhoudsinformatie, historische foto’s en technische schema’s. De bestanden waren via een gedeelde link bereikbaar, maar de omgeving zelf was niet van de stichting. Daardoor bleef belangrijke informatie afhankelijk van een persoonlijk account. Het was lastig om toegang en verantwoordelijkheid goed te regelen en bij een bestuurswissel zeker te weten dat alles volledig aan de volgende bestuurder kon worden overgedragen.
Ook de e-mailcommunicatie was in de loop van de tijd verspreid geraakt over meerdere Gmail-accounts en verschillende betrokkenen. Daardoor was correspondentie niet altijd centraal beschikbaar en kostte het meer moeite om afspraken, aanvragen en reserveringen goed te volgen. Bij een bestuurswissel werd bovendien duidelijk hoe belangrijk het is dat mailboxen, contactgeschiedenis en verantwoordelijkheden overdraagbaar blijven. De informatie moest bij de stichting blijven, ongeacht wie op dat moment een bepaalde functie vervult. De wens was daarom helder: één professionele omgeving waarin communicatie, documentatie en toegang centraal konden worden beheerd.
We hebben de vraagstukken rondom documenten, e-mail en samenwerking samengebracht in één Microsoft 365-omgeving. Daarmee kreeg de stichting een centrale plek voor haar bestanden, e-mailadressen op het eigen domein en duidelijk beheer van gebruikers, instellingen en beveiliging. In plaats van losse accounts en persoonsafhankelijke oplossingen ontstond een omgeving die van de stichting zelf is. Wanneer een bestuurslid vertrekt, kunnen het account en de toegangsrechten worden aangepast zonder dat documenten, correspondentie of afspraken verloren gaan. De informatie blijft beschikbaar voor de organisatie en kan dus zorgvuldig worden overgedragen aan een opvolger.
Uit onze ervaring weten we dat stichtingen onder bepaalde voorwaarden in aanmerking kunnen komen voor het non-profitprogramma van Microsoft. Toen na onderzoek bleek dat een aanvraag mogelijk was, hebben we direct het volledige officiële aanvraagtraject verzorgd. Daardoor kreeg de stichting toegang tot de beschikbare non-profitlicenties zonder aanvullende licentiekosten. Zo konden we een professionele Microsoft 365-omgeving inrichten zonder het beschikbare budget onnodig te belasten. Geld dat niet naar licentiekosten gaat, blijft beschikbaar voor het schip en de activiteiten daaromheen. Daarmee levert de nieuwe omgeving niet alleen organisatorisch, maar ook financieel een direct voordeel op.
De bestanden uit Dropbox zijn overgebracht naar een centrale SharePoint-omgeving. Daar heeft de stichting nu één duidelijke plek voor onder meer contracten, financiële documenten, onderhoudsinformatie, historische foto’s en technische schema’s. Bestuursleden kunnen vanaf verschillende locaties bij de informatie die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben. De toegang verloopt via persoonlijke accounts en passende toegangsrechten. Daarmee is de documentatie niet alleen overzichtelijker geworden, maar ook eenvoudiger over te dragen wanneer een bestuurslid vertrekt en een opvolger diens verantwoordelijkheden overneemt.
Werkt uw organisatie nog met losse mailboxen, persoonlijke opslag of documenten die over verschillende plekken zijn verspreid? Vertel ons kort hoe de huidige omgeving is ingericht. Wij denken praktisch mee over Microsoft 365, migratie, back-up en veilige samenwerking.
Voorkom dat documenten, e-mails en kennis afhankelijk worden van persoonlijke accounts. Wij brengen alles samen in een veilige Microsoft 365-omgeving die ook bij toekomstige overdrachten overzichtelijk blijft.
