Van weinig zicht op de IT naar een veilige, centraal beheerde praktijkomgeving.
In één dag overgezet
Werkplekken én server
Herstel buiten de praktijk
Na de overname van Tandartsenpraktijk Kralingen kreeg de nieuwe eigenaar niet alleen behandelkamers, medewerkers en patiënten onder zijn verantwoordelijkheid, maar ook een bestaande IT-omgeving waar hij nog weinig zicht op had. Op het eerste gezicht werkte alles. Toch was niet duidelijk welke apparatuur aanwezig was, waar belangrijke gegevens stonden en hoe de beveiliging, gebruikersaccounts en back-ups waren geregeld. Voor een tandartspraktijk die dagelijks met gevoelige patiëntgegevens werkt, is dat geen prettig uitgangspunt. Via onze goede reviews kwam de eigenaar bij ons terecht. Zijn vraag was helder: breng eerst in kaart wat er staat en zorg vervolgens dat de volledige IT-omgeving goed en veilig wordt ingericht.
We zijn begonnen met een inventarisatie van de volledige praktijkomgeving. Daarbij bekeken we de werkplekken, de lokale server, de gebruikte software, de gebruikersaccounts en de plaatsen waar belangrijke gegevens werden opgeslagen. De praktijk werkte met verschillende soorten, veelal oudere hardware. De werkplekken draaiden nog op Windows 10 en beveiligingsmaatregelen waren niet overal consequent ingericht. Ook accounts en toegang tot de systemen waren onvoldoende afgeschermd; op sommige werkplekken kon zonder passende beveiliging worden ingelogd en doorgewerkt. Extra aandacht ging uit naar de patiëntgegevens op de lokale server. Die informatie moest binnen de praktijk beschikbaar blijven, maar vroeg tegelijkertijd om goede beveiliging en een betrouwbare externe back-up. De conclusie was dan ook dat alleen een paar computers vervangen niet voldoende zou zijn. De volledige omgeving moest weer als één geheel worden ingericht en beheerd.
Op basis van onze inventarisatie hebben we zes Lenovo all-in-one-werkstations geadviseerd, geleverd en volledig ingericht: vier voor de behandelkamers, één voor de receptie en één voor het kantoor. Tegelijkertijd hebben we de praktijk overgezet van Windows 10 naar Windows 11. We adviseerden bewust all-in-one-systemen, waarbij de computer in het beeldscherm is verwerkt. Losse computerkasten waren daardoor niet langer nodig en er ontstond direct meer ruimte in de behandelkamers en rondom de andere werkplekken. Ook voorzieningen zoals luidsprekers en een webcam zijn netjes in het systeem geïntegreerd. Alle medewerkers werken nu met dezelfde moderne apparatuur. Dat geeft de praktijk een rustigere en professionelere uitstraling, maakt het dagelijks gebruik herkenbaarder en zorgt er bovendien voor dat de werkplekken eenvoudiger als één geheel kunnen worden beheerd.
Een tandartsenpraktijk kan niet dagenlang zonder werkplekken. Daarom hebben we de overstap vooraf volledig voorbereid. De nieuwe systemen zijn van tevoren ingericht en voorzien van de benodigde software, gebruikersinstellingen en beveiliging. Op de dag van de migratie hoefden de werkstations vooral nog te worden uitgepakt, aangesloten en op hun definitieve plek geïnstalleerd. Daarna hebben we de laatste instellingen doorgevoerd, de verbindingen gecontroleerd en getest of medewerkers met hun vertrouwde toepassingen verder konden. De oude computerkasten zijn verwijderd en alle zes de nieuwe werkplekken zijn dezelfde dag in gebruik genomen. Zo kon de praktijk snel overstappen, zonder dat de vernieuwing onnodig ten koste ging van de dagelijkse werkzaamheden.
De lokale server blijft een belangrijk onderdeel van de praktijk. Daarop staan gegevens die dagelijks beschikbaar moeten zijn en die bij een storing, defect of ander incident niet verloren mogen gaan. Daarom hebben we de server extra beveiligd en een externe offsite back-up ingericht. Er staat zo ook buiten de praktijk een afzonderlijke kopie klaar, waardoor gegevens kunnen worden hersteld wanneer er lokaal iets misgaat. Belangrijke bestanden op de werkplekken worden daarnaast afzonderlijk naar de cloud geback-upt. Zo krijgt ieder onderdeel een passende vorm van bescherming: de werkstations voor het dagelijkse werk en de server voor de gegevens waarop de praktijk vertrouwt.
Alle werkplekken en de server zijn opgenomen in één centraal beheerde beveiligingsomgeving. Daardoor hoeven beveiliging en instellingen niet langer op ieder systeem afzonderlijk te worden bijgehouden. We kunnen updates, beveiligingsbeleid en noodzakelijke aanpassingen op afstand doorvoeren op alle relevante systemen, tot en met de server. Zo voorkomen we dat werkplekken onderling verschillen of dat één apparaat achterblijft met verouderde instellingen. Voor de praktijk betekent dit dat het team daar zelf niet voortdurend achteraan hoeft. Wij houden centraal overzicht en zorgen dat de volledige omgeving in samenhang veilig en actueel blijft.
Vertel ons kort waar u tegenaan loopt of wat u wilt verbeteren. Wij nemen contact met u op, denken praktisch mee en geven eerlijk advies dat past bij uw organisatie. Geheel vrijblijvend.
Wij beheren uw werkplekken, server, beveiliging en back-ups als één complete omgeving. Zo heeft uw praktijk één aanspreekpunt voor alles wat met IT te maken heeft.
